En muchas industrias, las empresas entregan activos en comodato a sus clientes o distribuidores desde máquinas dispensadoras y equipos médicos, hasta refrigeradores o cabinets en puntos de venta como parte de su estrategia comercial. Estos activos, aunque no se venden, representan una inversión significativa y son esenciales para sostener la operación y visibilidad de la marca.
La gestión de activos se vuelve especialmente importante en este escenario porque la empresa necesita mantener control sobre equipos que físicamente se encuentran fuera de sus instalaciones. Saber dónde están, quién los tiene, cuál es su estado y qué movimientos han tenido permite reducir puntos ciegos durante su ciclo de vida.
Hemos diseñado una solución para gestión de activos en comodato, que resuelve problemas como pérdida de equipos, procesos manuales poco confiables, falta de trazabilidad y costos ocultos que impactan directamente la rentabilidad.
¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos comprende los procesos utilizados para administrar, controlar, utilizar y mantener los activos físicos de una organización durante su ciclo de vida.
No consiste únicamente en conocer cuántos equipos posee una empresa. Una gestión adecuada también requiere responder preguntas como:
- ¿Dónde se encuentra cada activo?
- ¿Qué cliente, distribuidor o responsable lo tiene asignado?
- ¿Cuál es su estado actual?
- ¿Qué movimientos ha tenido?
- ¿Cuándo recibió mantenimiento?
- ¿Qué documentación respalda su entrega o retiro?
- ¿Cuándo necesita reparación, sustitución o recuperación?
Cuando se trata de activos entregados en comodato, mantener esta trazabilidad puede ser más complejo porque los equipos permanecen distribuidos entre diferentes clientes, responsables y ubicaciones.
¿Qué son los activos en comodato?
Los activos en comodato son bienes que una empresa entrega a un tercero para su utilización sin que necesariamente exista una transferencia de propiedad. Dependiendo de la industria, pueden ser equipos de frío, dispensadores, maquinaria, equipamiento médico, dispositivos tecnológicos u otros bienes necesarios para la operación.
Además de su valor económico, algunos de estos activos tienen una función comercial. Un equipo de frío instalado en un punto de venta, por ejemplo, puede contribuir a mantener el producto disponible y correctamente almacenado. Por eso, perder visibilidad sobre un activo puede generar consecuencias que van más allá de su costo físico.
¿Cuales son los desafíos para gestionar equipos en comodato?
El desafío para nuestros clientes suele ser:
- Alta rotación de locales comerciales, o cambios en los responsables.
- Falta de control del inventario de cabinets.
- Pérdida de activos por no contar con procesos digitales.
- Cambio ágil de equipos en comodato por desperfectos de los equipos.
- Contratos y aprobaciones manuales que ralentizan la operación.
La consecuencia es clara: equipos con destino desconocido, clientes desatendidos y menor rentabilidad.
La solución de Novis en SAP
En Novis desarrollamos una solución basada en SAP ERP y aplicaciones Fiori que digitaliza y centraliza todo el ciclo de vida de los equipos, por ejemplo cabinets o equipos de frío, desde su entrega en comodato hasta su retiro, mantenimiento o reposición. Y contamos con clientes satisfechos con sus resultados, como Carozzi.
¿Qué aporta SAP Fiori a la gestión de activos?
Uno de los retos de la gestión de activos en comodato es que gran parte del trabajo ocurre fuera del back office. Vendedores, responsables de puntos de venta, técnicos y otros colaboradores necesitan consultar o registrar información mientras se encuentran en terreno.
Las aplicaciones SAP Fiori permiten acercar estos procesos a los usuarios mediante interfaces orientadas a las tareas que necesitan realizar. Dentro de la solución desarrollada por Novis, esto facilita actividades como consultar equipos, registrar visitas, levantar solicitudes, documentar movimientos, adjuntar fotografías o solicitar mantenimiento.
Así, la información puede incorporarse al proceso digital desde el lugar donde ocurre la operación, reduciendo la dependencia de registros posteriores o documentos dispersos.
Funcionalidades clave para la gestión de activos
Control centralizado de equipos
- Datos maestros de cada equipo en comodato, con número de serie, modelo y fotos.
- Inventario actualizado y trazable en SAP.
- Posible integración con módulo de activo fijo.
Centralizar estos datos permite construir una referencia única sobre cada activo y consultar su información sin depender de múltiples registros independientes.
Georreferenciación y control en terreno
- Mapa de clientes o distribuidores, asignados a cada vendedor, con sus equipos en comodato.
- Colores según estado de visita o control.
- Checklists móviles sobre estado y uso de los equipos.
Ejemplo de interfaz con mapa de clientes:
Gestión de solicitudes
- Préstamos, retiros o cambios desde aplicaciones móviles Fiori.
- Contratos digitales con firma y flujos de aprobación en línea.
- Registro de motivos de cada movimiento.
Digitalizar estas solicitudes ayuda a mantener trazabilidad sobre quién solicita, autoriza y ejecuta los movimientos relacionados con cada activo.
Logística y transporte
- Integración con SAP LE-TRA para despachos y retiros.
- Guías de despacho con fotos obligatorias.
- Información completa de rutas y contactos.
De esta manera, la gestión de activos también puede relacionarse con su movimiento físico, conectando la información registrada en SAP con los procesos necesarios para entregar o recuperar los equipos.
Servicio técnico integrado
- Solicitudes de mantenimiento desde Fiori con imágenes.
- Registro de síntomas y observaciones técnicas.
- Avisos en SAP CS con asignación de técnicos.
El mantenimiento pasa así a formar parte del historial del activo. Esto facilita consultar no solo dónde se encuentra un equipo, sino también las incidencias y servicios asociados durante su operación.
Documentación y evidencia
- Contratos y fotos almacenados en DMS externo.
- Registro visual de cada control, despacho o reparación.
Mantener evidencia relacionada con los movimientos permite complementar los datos operativos con documentación que respalde entregas, controles, reparaciones y retiros.
Reportes y notificaciones
- Alertas automáticas de liberaciones, rutas y servicios.
- Reportes consolidados y específicos por perfil de usuario.
Los reportes permiten convertir la información registrada durante la operación en mayor visibilidad para los responsables de gestionar los activos.
Caso de éxito: más control, más ventas
Un cliente del rubro de alimentos, para gestión de equipos de helados implementó la solución y logró:
- Recuperar decenas de equipos perdidos.
- Tener visibilidad en tiempo real de cada cabinet.
- Ordenar procesos antes dispersos en planillas Excel.
- Mejorar la disponibilidad del producto en el punto de venta.
El caso permite observar que una estrategia de gestión de activos puede generar beneficios que van más allá del inventario. Cuando los equipos tienen una función dentro del punto de venta, mantenerlos localizados y operativos también puede contribuir a sostener la disponibilidad del producto.
Lee el caso de éxito completo con Carozzi.
Beneficios de mejorar la gestión de activos
- Reducción de pérdidas de equipos.
- Procesos más ágiles y confiables.
- Mayor trazabilidad de contratos, despachos y visitas.
- Simplificación del trabajo en terreno.
- Impulso indirecto en las ventas.
A estos beneficios se suma la posibilidad de construir una visión más completa del ciclo de vida de cada equipo. La organización puede pasar de consultar únicamente un inventario a conocer ubicación, responsable, documentación, movimientos y mantenimiento asociados al activo.
Esto puede ayudar a reducir puntos ciegos y proporcionar información más consistente para tomar decisiones sobre recuperación, sustitución, mantenimiento o reasignación de equipos.
Diferenciadores de la solución Novis
- 100 % integrada a SAP, sin sistemas paralelos.
- Aplicaciones móviles simples y amigables en un smartphone.
- Gestión unificada de contratos, logística y servicio técnico.
- Escalable a distintas industrias.
El objetivo es evitar que la gestión de activos se convierta en otro proceso aislado. Al aprovechar el entorno SAP de la organización, inventario, movimientos, logística, documentación y mantenimiento pueden formar parte de una operación más integrada.
¿En qué industrias puede aplicarse la gestión de activos en comodato?
Aunque el caso de Carozzi se relaciona con equipos de frío, el modelo puede adaptarse a organizaciones que entregan diferentes tipos de activos a clientes, distribuidores o puntos de operación.
Algunos ejemplos incluyen:
- Alimentos y bebidas: refrigeradores, congeladores, dispensadores y cabinets.
- Sector salud: equipamiento médico entregado a clínicas, hospitales o profesionales.
- Manufactura: herramientas, maquinaria o equipos especializados.
- Retail y consumo: exhibidores y equipamiento instalado en puntos de venta.
- Tecnología y servicios: dispositivos y equipos asignados temporalmente a clientes.
Aunque los procesos específicos cambian entre industrias, el reto central es similar: mantener control y trazabilidad sobre activos que se encuentran fuera de las instalaciones de la empresa.
De controlar inventario a gestionar el ciclo de vida del activo
Saber cuántos equipos tiene una empresa es solo el punto de partida. Una gestión de activos efectiva requiere entender qué ocurre con ellos durante todo su ciclo de vida.
¿Dónde están? ¿Quién los tiene? ¿En qué condiciones se encuentran? ¿Qué movimientos han tenido? ¿Han recibido mantenimiento? ¿Existe evidencia de su entrega?
Cuando estas respuestas dependen de diferentes hojas de cálculo, correos, documentos o personas, aparecen puntos ciegos.
La integración de estos procesos mediante SAP y aplicaciones Fiori permite construir una administración más trazable y ordenada, conectando el back office con las actividades que ocurren en terreno.
Conclusión
En cualquier industria, los activos en comodato representan mucho más que equipamiento físico: son piezas estratégicas del modelo comercial. Cuando su gestión no está integrada, los costos ocultos y las pérdidas se acumulan silenciosamente.
La solución de Novis en SAP transforma esa complejidad en control: digitaliza los procesos, asegura la trazabilidad y permite tomar decisiones basadas en datos, desde el back office hasta el terreno.
Ya sea que se trate de cabinets (equipos de frío), dispensadores, equipos médicos o cualquier otro activo entregado a terceros, las empresas pueden proteger su inversión, optimizar la operación y mejorar su rentabilidad con un sistema robusto, digital y probado.
La evolución está en pasar de reaccionar cuando un activo se pierde, falla o necesita ser recuperado a mantener visibilidad durante todo su ciclo de vida. En ese sentido, la gestión de activos deja de ser solamente una tarea de inventario y se convierte en un proceso de control operativo.
¿Quieres transformar la gestión de tus activos en comodato?
En Novis ayudamos a las empresas a modernizar la administración de sus equipos con soluciones SAP personalizadas.
Si actualmente administras activos mediante hojas de cálculo, procesos manuales o diferentes fuentes de información, podemos ayudarte a evaluar cómo centralizar su gestión y trazabilidad dentro de tu entorno SAP.
Contáctanos.
Nota de: Daniel Cintolesi, consultor SAP Novis; Luis Sasmay, Consultor SAP de Preventa Novis; Gilda Valderrama, Editora del Boletín Novis.