Cuando una empresa entrega equipos o máquinas a clientes o distribuidores —como refrigeradores, gabinetes, dispensadores o equipamiento médico— está confiando parte de su inversión a un tercero.
Esos activos no se venden, sino que se facilitan en comodato, es decir, bajo un contrato que permite su uso sin transferir la propiedad.
Gestionarlos adecuadamente es fundamental para evitar pérdidas, mantener la trazabilidad y asegurar que cada activo genere valor comercial.
¿Qué es la gestión de activos en comodato?
La gestión de activos en comodato es el conjunto de procesos y controles que permiten a una empresa administrar, monitorear y mantener los bienes entregados temporalmente a un tercero, sin perder la propiedad sobre ellos.
Estos activos —también llamados activos cedidos— suelen formar parte de la estrategia comercial de empresas de consumo masivo, salud, manufactura o energía, que los utilizan para mejorar la visibilidad de sus productos, la calidad del servicio o la experiencia del cliente.
Un sistema de gestión eficaz permite:
- Saber dónde están los activos, quién los tiene y en qué estado se encuentran.
- Registrar digitalmente contratos, entregas y retiros, evitando documentos dispersos.
- Controlar mantenimiento, depreciación y auditorías desde una única plataforma.
- Medir el impacto financiero y operativo de los bienes cedidos.
👉 En la práctica, esto implica integrar la gestión de comodatos dentro del ERP —por ejemplo, en SAP SCM con aplicaciones SAP Fiori— para asegurar trazabilidad, visibilidad y cumplimiento.
Diferencia entre comodato, arriendo y leasing
Aunque suelen confundirse, estas figuras tienen implicancias legales y contables diferentes:
| Concepto |
¿Quién es dueño del bien? |
¿Hay pago periódico? |
Duración típica |
Registro contable |
| Comodato |
La empresa (comodante) |
No, se presta sin costo directo |
Variable según contrato |
Activo fijo de la empresa |
| Arriendo |
Propietario externo |
Sí, con renta periódica |
Definida por contrato |
Gasto operacional |
| Leasing |
Entidad financiera |
Sí, con opción de compra |
Plazo contractual |
Activo arrendado / pasivo financiero |
El comodato combina la flexibilidad comercial del préstamo con la responsabilidad de mantener el control patrimonial.
Por eso, su gestión adecuada es crítica: aunque el cliente usa el bien, la empresa sigue siendo responsable ante auditorías, depreciación y pérdidas.
Riesgos típicos de una gestión manual o no integrada
Muchas compañías aún gestionan sus comodatos con planillas Excel, correos y documentos en papel, lo que genera una serie de riesgos:
1. Pérdida de activos
- Equipos que “desaparecen” en la rotación de clientes o distribuidores.
- Dificultad para saber cuántos bienes están realmente en uso.
2. Falta de trazabilidad
- No existe un registro centralizado de contratos, entregas o retiros.
- Las fotos y evidencias quedan en distintos canales (WhatsApp, correo).
3. Auditorías complejas
- Ausencia de documentación formal o firmas digitales.
- Imposibilidad de demostrar el estado o ubicación del activo.
4. Costos ocultos
- Pérdidas contables por depreciación incorrecta.
- Gastos operativos y logísticos duplicados.
Un caso ilustrativo es el de Carozzi, que enfrentaba dificultades para controlar sus cabinets en puntos de venta.
Tras integrar su gestión en SAP con una solución desarrollada por Novis, logró recuperar decenas de equipos perdidos y digitalizar todo el proceso, desde el contrato hasta el servicio técnico.
KPIs básicos para controlar activos en comodato
Medir es clave para mejorar. Estos son algunos indicadores de desempeño (KPIs) que ayudan a evaluar la eficiencia del proceso:
| KPI |
Qué mide |
Fórmula / ejemplo |
| Tasa de recuperación de activos |
% de equipos devueltos o reemplazados correctamente |
(Equipos recuperados / Total entregados) × 100 |
| Tiempo promedio de retiro o entrega |
Agilidad operativa |
Días entre solicitud y confirmación |
| Activos sin contrato vigente |
Nivel de riesgo legal |
N° de equipos sin documento válido / total activos |
| Incidencias reportadas por mes |
Eficiencia en mantenimiento |
Tickets o avisos SAP CS generados |
| Porcentaje de activos con trazabilidad completa |
Madurez del proceso |
(Equipos con fotos + contrato digital / total equipos) × 100 |
Estos indicadores no solo reflejan control operativo, sino que también impactan directamente la rentabilidad y la percepción del cliente final.
Ejemplos por industria
La gestión de activos en comodato aplica a múltiples sectores:
🧊 Alimentos y bebidas
Refrigeradores, cabinets y freezers en puntos de venta.
Permiten mantener la cadena de frío y asegurar visibilidad de marca.
🏪 Retail y consumo masivo
Exhibidores, dispensadores o stands promocionales.
Aumentan la rotación de producto y la fidelidad de los minoristas.
🏥 Salud y farmacéutica
Equipos médicos, monitores, bombas de infusión o mobiliario.
Exigen trazabilidad y cumplimiento regulatorio estricto.
⚙️ Industrial y energía
Maquinaria de campo o instrumentos de medición entregados a clientes o contratistas.
Requieren mantenimiento programado y seguimiento logístico.
En todos los casos, la clave es la misma: tener control, trazabilidad y visibilidad sobre los bienes cedidos, garantizando su correcto uso y retorno.
Conclusión
La gestión de activos en comodato es una disciplina que combina control financiero, eficiencia operativa y cumplimiento normativo.
Implementarla de forma digital y centralizada, integrada al ERP, permite a las empresas reducir pérdidas, optimizar recursos y fortalecer la relación con sus clientes.
Empresas que operan con SAP ya pueden hacerlo sin desarrollos externos: En Novis ofrecemos una solución de Gestión de activos en comodato, desarrollada en SAP Fiori y SAP SCM, que unifica contratos, despachos, mantenimiento y reportes en un solo entorno. Contáctanos.
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