La Universidad de Concepción es una de las universidades más antiguas e importantes de Chile. En 2021, les contamos acerca del proyecto de migración al cloud público de su solución SAP, el cual incluyó la migración de plataforma de los sistemas SAP S/4HANA, SAP PO y SAP SolMan. En esta ocasión, queremos presentarles el proyecto de upgrade a SAP S/4 HANA 2021 que realizamos en 2022, de forma completamente remota.
Universidad de Concepción forma parte de la corporación de Derecho Privado Universidad de Concepción que en su seno acoge a diversas empresas con un alto nivel de desarrollo y compromiso con la comunidad. La implementación de ERP SAP fue parte de su proyecto de Modernización de la Gestión Financiera (MGF), el que se inscribe dentro de un proceso que comenzó en 2014 y cuyo objetivo final es la excelencia en el quehacer universitario, a través de una revisión permanente de sus procesos de gestión.
El ERP está operativo para la Universidad desde enero de 2020, oportunidad en la cual el rector Dr. Carlos Saavedra Rubilar señaló que “este es un hito clave en la transformación de la cultura organizacional de nuestra institución y es parte de la transformación digital que se está desarrollando en la Universidad”. En tanto, el Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, Dr. Miguel Quiroga Suazo, indicó que este proceso “marca la diferencia entre dos etapas distintas: una que es la fase de implementación del proyecto y la que viene ahora, que es la estabilización del sistema y que involucra a toda la comunidad universitaria”. Subrayó, además, que esta nueva modalidad implica mayor transparencia, disminución de riesgos y una mejora en la gestión financiera. (ver nota en Diario de Concepción)
Para hablar del proyecto de upgrade SAP S/4HANA conversamos con Marcela Aguilera Hafner, jefa del proyecto y parte del equipo MGF. Respecto de la importancia de SAP en la gestión de la Universidad es enfática: “Para nosotros, SAP es nuestra principal herramienta financiera contable y nos ha permitido disponer de información integrada y en línea para optimizar la gestión y el uso de los recursos”.
Sobre las exigencias de un proyecto como este, Aguilera agrega que “la implementación en la Universidad de Concepción tiene en SAP una estructura organizacional compleja, donde cada facultad tiene su propio conjunto de datos, es decir, cuentas corrientes, centro de costos, centro de beneficios, etc. SAP nos permite gestionar con mucho cuidado los cruces de información y obtener reportes específicos de acuerdo con lo que se requiera”.
A ello, agrega que “se reciben además fondos del Estado para diversos proyectos, los cuales deben rendirse con mucho detalle. La incorporación de SAP ha facilitado esa labor. Actualmente, la administración central cuenta con una visión integrada. Así, en la Dirección de Finanzas pueden analizar, para cada facultad, con qué presupuesto cuenta, cuáles han sido sus compras, qué ingresos ha tenido, etc. Todo eso hace que para nosotros sea importante mantener SAP operando de la mejor forma posible”.
¿Cuáles fueron las motivaciones para comenzar con este proyecto?
SAP anunció que la versión que teníamos, SAP S/4 HANA v1610, quedaría sin soporte ni mantenimiento, por lo cual tuvimos que hacer el upgrade a la versión 2021, pues SAP es algo central para nuestro quehacer financieramente hablando.
Actualmente, la Universidad de Concepción tiene implementado SAP S/4 HANA y los módulos Gestión de Activos Fijos (FI-AA), Cuentas de Acreedores (FI-AP), Cuentas de Deudores (FI-AR), Libro Mayor (FI-GL), Control Presupuestario o Gestión de Fondos (FI-FM), Control de Costos (CO), Gestión de Materiales (MM), Ventas y Distribución (SD) y Gestión de Proyectos (PS), también utiliza SAP Fiori en la liberación de pedidos de compra. Además, cuenta con SAP Process Orchestration (SAP PO 7.5) y SAP Solution Manager (SAP SolMan 7.2).
¿Por qué seleccionaron a Novis?
Porque ya era nuestro partner en la administración Basis y habíamos tenido una buena experiencia en la migración al cloud público. Nos gustó en ese momento trabajar con Novis, por su metodología de trabajo, la responsabilidad de sus jefes de proyecto. En realidad, la experiencia había sido positiva entonces, al momento de elegir, si bien analizamos otras alternativas, Novis fue la opción natural.
¿Cuál es su evaluación de este proyecto?
La empresa desarrolló un excelente trabajo en equipo con nosotros. Fue un buen proyecto, se llevó a cabo dentro de los plazos y fue muy bien liderado por la jefa de proyecto de Novis, con quien teníamos reuniones semanales. Ella coordinó al equipo de consultores funcionales, que nos asesoró para hacer los cambios y ajustes en los módulos que tenemos implementados, quienes hicieron un trabajo de alta calidad.
El proyecto se desarrolló en 15 semanas e incluyó, además, soporte postproductivo, a la vez que trabajamos todo en forma 100% remota. Creo que para el buen resultado, la fase de prueba fue muy importante. Si haces buenas pruebas tienes ganado casi el 80% para que tu salida productiva no tenga grandes inconvenientes, como fue en este caso.
Solución presentada por Novis
Víctor Madariaga Landeros, gerente de negocios de Novis, señala:
El proyecto para actualizar SAP S/4 HANA de versión 1610 a 2021 se realizó en modalidad “llave en mano”, es decir, incluyó toda la consultoría técnica y funcional e infraestructura AWS para el proyecto de upgrade de SAP S/HANA. Abarcó además la actualización de la revisión de SAP HANA DB y las correcciones funcionales requeridas para que los sistemas siguieran operando como estaban. Para ello, consideramos tanto soporte funcional de todos los módulos estándar de S/4HANA implementados, así como correcciones de desarrollos específicos del cliente (transacciones/programas Z, interfaces, reportes, ampliaciones) y elementos estándar de SAP.
Usamos la metodología específica para upgrades desarrollada por Novis, con el SAP SolMan como herramienta para la gestión y documentación de pruebas unitarias e integrales. Nuestro enfoque es minimizar el tiempo de bajada del sistema, para ello anticipamos y resolvemos todas las posibles dificultades del proceso, sin afectar la operación.
Este proyecto demuestra, una vez más, que Novis cuenta con experiencia y metodologías probadas para trabajar en forma remota. Si desea saber más de nuestros servicios, le invitamos a contactarnos.
Nota de Gilda Valderrama, editora Boletín Novis.
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