La automatización de procesos robóticos (RPA) es una tecnología emergente que ha revolucionado la forma cómo las empresas realizan sus procesos repetitivos. Las compañías utilizan diversos sistemas para soportar sus procesos administrativos, algunos con tareas muy manuales que requieren de bastante tiempo y esfuerzo para su ejecución; a su vez, cada uno de estos sistemas tienen arquitecturas distintas, presentan integraciones con lenguajes y protocolos diferentes, que al final del día, intentar automatizar ciertos procesos, resulta complejo de ejecutar y administrar.
La implementación de RPA puede ayudar a la automatización de procesos repetitivos, no solo circunscrito a un solo sistema, es el caso de cuentas por pagar o aquellos procesos que poseen entradas de datos de distintas fuentes. También posibilita recopilar información de órdenes de compra y consolidarla manualmente en un excel para visibilizar, encauzar y unir aplicaciones que no están integradas en un proceso, como un chequeo repetitivo y envío de correos con toda la información de documentos adjuntos bajo cierto formato. Además, permite bajar y categorizar reportes para compartir en drive vía correo electrónico y corrección de datos en ciertos procesos transaccionales; en fin, existe una serie de beneficios donde las tareas repetitivas pueden relacionarse con reglas claras y definidas propias del negocio.
En Novis, siempre hemos pensado que las tecnologías hay que ocuparlas de acuerdo con los requerimientos del negocio y por lo tanto, hacemos proyectos de iRPA acotados, de corto alcance y de alto impacto, tales como: autogestión de desbloqueos, creación de maestros, automatización de envío de información a ciertos colaboradores según ciertas reglas o acciones, entre otros, pero siempre manteniendo la premisa de partir con tareas repetitivas muy específicas y de ahí saltar a un proceso más elaborado.
Ahora bien, antes de implementar un RPA es necesario hacerse algunas preguntas claves:
- ¿Tienes tareas en tus procesos que son engorrosas y que intuyes que pueden ser automatizadas?
- ¿Tienes un costo de oportunidad importante respecto de un determinado colaborador? Es decir, ¿este da más valor a la empresa cuando utiliza su hora hombre en tareas asociadas a la gestión u otra similar?
- ¿Tienes un proceso que requiere de gobierno y compliance que amerita automatizar?
Es muy importante antes de iniciar un proyecto RPA, tener un esbozo o un diagrama de procesos con cualquier BPM que uno quiere automatizar, ya que RPA no solo viene automatizar tareas, sino también procesos y de ahí la importancia de mapear bien las tareas de mi organización.
En general, las empresas inteligentes son aquellas que al final del día utilizan bastante tiempo analizando la información o el resultado de sus procesos, con datos discretos y toman decisiones de negocio a partir de la información. En ese escenario, muchas veces los informes de gestión o dashboard no son intuitivos, requieren de un análisis donde el recurso de mando medio es quien tiene mucho que decir y es ahí donde se encuentra el verdadero beneficio de RPA, dejo a mi recurso para que analice y no para que haga tareas repetitivas o “fomes”.
Diagrama 1: SAP Press e-bites: Introducing SAP Intelligent robotic process automation
Diagrama 2: SAP Press e-bites: Introducing SAP Intelligent robotic process automation
SAP tiene su propio RPA y se llama iRPA (Intelligent Robotic Process Automation), este producto como componente principal, tiene iRPA Cloud Studio en BTP que es donde se desarrolla con una librería importante de funcionalidades y permite monitorear lo realizado, existe otra funcionalidad que es un agente que se instala en el desktop del usuario para poder generar los scripts de automatización y por último, un entorno de desarrollo que permite crear las automatizaciones y que también, se instala en desktop del usuario.
Alguno de los beneficios de estas herramientas de automatización, son:
– Reducción de los costes laborales.
– Reducción de los costos de ejecución de todo el proceso.
– No requiere espacio de trabajo físico.
– Reducción de la exposición al riesgo debido a errores humanos.
– Reducción del uso de papel.
- Impactos organizacionales
– Aumento de la moral del empleado haciendo que estos se enfoquen en tareas de mayor valor y no en tareas tediosas sin valor.
– Mapeo de procesos que es útil para el gobierno de las soluciones y da pie para facilitar las auditorías por parte de las áreas de control de las compañías.
– Registros de operaciones detalladas para transparencia y trazabilidad, tenemos un monitoreo con el log de las ejecuciones realizadas.
– Calidad operativa mejorada a través de una ejecución consistente.
– Reducción del tiempo de ejecución del proceso, lo que se traduce en una mejora del rendimiento general.
– Reducción de errores y de doble trabajo asociado a su corrección.
– Funciona 24 horas al día, 7 días a la semana desde cualquier lugar.
– Escala hacia arriba o hacia abajo rápidamente con las condiciones cambiantes, como los períodos peak de transacciones o la demanda estacional.
– Minimiza el impacto en los sistemas existentes mediante el uso de balanceo de carga, dado que se ejecutan o programan tareas en momentos de “no peack”.
Contáctenos para que podamos presentarle esta solución y los beneficios que podría aportar para su empresa.
Feedback/discusión con el autor: Luis Sasmay, Arquitecto de soluciones funcionales de Novis.
Chile
México
Estados Unidos
