El proceso de consolidación financiera en las empresas de un grupo requiere de una serie de tareas que involucran distintas áreas, compañías, fuentes de información y, además, distintas estructuras. Por lo tanto, este proceso no está exento de dificultades y, más aún, de altos costos administrativos. Algunos de los problemas clásicos, son:
- Carencia de un proceso central y detallado de la consolidación en la compañía entendido como procedimiento.
- Ausencia de una herramienta que provea gobierno y que permita obtener trazabilidad de los distintos procesos que componen la consolidación. Además, que facilite la visualización de manera centralizada de los estados de los procesos o el cumplimiento de carga de planillas, por ejemplo, de modo que se puedan detectar rápidamente los puntos de dolor. Cuando no es factible contar con ello, el proceso de consolidación no es totalmente auditable, end to end, ni tampoco se puede controlar la información.
- El proceso de consolidación implica el manejo de distintas fuentes de los datos. En algunos casos la información financiera se encuentra en el ERP SAP®, pero otras sociedades no lo tienen o trabajan con otras herramientas. Por esta razón estos procesos requieren de coordinación y de protocolos de comunicación los cuales tienden a generar una tremenda carga administrativa. Sumado a lo anterior, los back ends carecen de reportes estándares de los EEFF, como el estado de resultado y balance patrimonial. Todo lo anterior limita la posibilidad de analizar en forma centralizada las distintas sociedades del grupo.
- Finalmente, la coordinación de este proceso recae muchas veces en unos pocos, y si bien eso permite mejorar el control, no está exenta de errores y se necesita de una herramienta que permita disminuir la tremenda carga de trabajo que esto conlleva.
Soluciones en SAP
A lo largo de su historia, SAP ha disponibilizado diferentes herramientas para apoyar los procesos de consolidación financiera:
- EC-CS (Enterprise Controlling- Consolidation System), incluido en el ERP SAP hace muchos años.
- SEM-BCS (Business Consolidation System), que es la derivación de EC-CS integrada en SAP Netweaver Business Warehouse (BW). Para muchos, el mejor producto de la historia de soluciones de consolidación de SAP.
- BPC (Business Planning and Consolidation), herramienta adquirida y potenciada por SAP. No está integrada en forma nativa con SAP Netweaver como la anterior, pero incluye una serie de beneficios, tales como un nuevo look and feel y el hecho de que es una herramienta orientada al trabajo colaborativo. Provee además de una mirada intuitiva a los procesos de consolidación, con un monitor central de su estado, es decir, en la línea de UX (User Experience). Sin embargo, carece de la robustez de su antecesora para el proceso en sí, o para la ejecución de notas. Por otro lado, implica un costo extra, toda vez que se debe aumentar el landscape, al igual que SEM-BCS, dado que necesita de una instancia de BW.
- Con la entrada de SAP HANA, se potencian los procesos in Memory, lo cual permite que SAP disponibilice BPC también en S/4HANA y en BW/4HANA, con RTC (Real Time Consolidation). Esto acelera los procesos, con una mirada central de la información, materializando el uso del “dato caliente” y el consumo en distintas herramientas analíticas, como AFO (Analysis for Office) dentro de BO, por ejemplo.
- A partir de la versión S/4HANA 1909, SAP ha liberado el producto S/4HANA Finance for Group Reporting, que es una herramienta que fortalece el uso del clásico EC-CS, incluido como módulo en el ERP SAP desde hace muchos años. Usando, por un lado, el Universal Journal (nuevas tablas propias de HANA como ACDOCA, ACDOCC, MATDOC, entre otras) y, por otro lado, un look and feelcon Fiori, es posible unir dos grandes mundos que antes se encontraban lejanos en el back end, y que obligaba a las empresas a obtener distintos productos.
Por ello, a la hora de definir qué producto es el más adecuado, la respuesta no es simple. Es imperativo reunir distintas variables de decisión estratégica, decisiones de la gestión contable, operacionales, de la contingencia y de TI. Es decir, optar por una alternativa obliga a analizar en detalle cada una de las realidades que su empresa presenta, y para eso es importante tener un partner que conozca la historia, las bondades de los productos, que tenga experiencia en proyectos de implementación y que cuente con un equipo robusto que lo acompañe a este tipo de decisiones.
Podemos asesorarle contáctenos.
Feedback/discusión con el autor: Luis Sasmay, consultor SAP preventa Novis.
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