La Universidad de Concepción migró sus soluciones SAP al cloud AWS, como parte del ambicioso proyecto de transformación digital que está llevando adelante. Gracias a ello, no solo ha logrado disminuir costos, incluso cuenta ahora con un site de contingencia y recibe todos los beneficios del cloud público.
La Universidad de Concepción, fundada en 1919, es la tercera universidad más antigua de Chile y una de las más importantes a nivel nacional, ofrece más de 90 carreras a casi 25.000 alumnos y cuenta con más de 1.600 académicos y 2.000 administrativos. Su casa central se ubica en la ciudad de Concepción y cuenta además con otros dos campus (Chillán y Los Ángeles), así como con una unidad en Santiago.
Es una institución de educación superior que cuenta con la máxima acreditación, que forma parte del Consejo de Rectores (CRUCH), y está organizada como Corporación de Derecho Privado, en cuyo seno acoge a 26 empresas de diversos giros (*). Ha sido siempre una institución con un alto nivel de desarrollo y de compromiso con su comunidad y el país, mediante la labor educativa, de investigación y transferencia tecnológica que la ha caracterizado en sus más de 100 años de vida.
Como toda universidad que logra una acreditación, debe estar en constante revisión y perfeccionamiento de sus procesos. Además, tiene que estar preparada ante los cambios en las condiciones externas, por lo cual es fundamental que sea capaz de mejorar su capacidad de adaptarse y apoyarse en herramientas que le permitan asegurar la sustentabilidad.
Su Plan Estratégico considera cuatro ejes funcionales: la formación profesional; el posgrado; la investigación, desarrollo e innovación; y la extensión y difusión cultural; además de un quinto eje transversal, la gestión institucional, en el cual se enmarca el proyecto de Modernización de la Gestión Financiera.
El proyecto de Modernización de la Gestión Financiera (MGF), actualmente en desarrollo, es parte de un proceso que comenzó en el año 2014, cuyo desafío es modernizar la forma como trabaja la Corporación, de modo que la gestión de sus procesos se base en la mejora continua y en la adición de valor.
En el ámbito de este proyecto, la Corporación optó por implementar SAP S/4 HANA como su ERP. Las soluciones SAP ya están operando en siete de sus empresas, cinco más están en proceso de implementación este año y las restantes lo harán en los próximos dos años.
Álvaro Muñoz López, director del proyecto MGF, señala: “Entre los principales objetivos de este proyecto corporativo está lograr la trazabilidad de la operación y disponer de respuestas en tiempo real. Si bien no es un proyecto de tecnología, se puede afirmar que es un proyecto de transformación de la gestión, basado en un cambio tecnológico”.
El proyecto de Migración de SAP a AWS
Álvaro Muñoz nos cuenta que “hace ya varios años, antes de comenzar con este proyecto, tenemos un datacenter in house, con más de 200 servidores virtualizados, que para operar con SAP requerían actualización tecnológica: desde el tablero eléctrico, aire acondicionado, grupo electrógeno, etc. Una comisión evaluó y decidió tercerizar el servicio con un proveedor externo y así pasamos hace unos años a operar una nube privada con un importante partner nacional.
Al momento de renovar ese contrato, a fines del año 2020, evaluamos la oferta existente en el mercado y Novis nos presentó una excelente propuesta, tanto en lo técnico como económico, que nos ofrecía migrar a cloud público de AWS, lo cual resultaba un mejor servicio en términos de:
- Tiempo de respuesta.
- Performance.
- Alta disponibilidad.
- Incorporar un site de contingencia.
Y con costos significativamente menores a lo que teníamos antes.”
El proyecto de migración cloud público de su solución SAP, incluyó la plataforma de sistemas S/4HANA, un sistema SAP PO y un sistema SAP SolMan, que se encontraban hosteados en un proveedor local, por lo que era necesario:
- Contar con un servicio integral de hosting y administración.
- Infraestructura AWS administrada para la solución SAP.
- Administración y Operación Técnica SAP.
- Sólidas políticas de seguridad, respaldo y soluciones de contingencia.
- Migración y puesta en marcha del servicio.
El proyecto comenzó en diciembre de 2020 y se realizó en 3 meses, de acuerdo con lo planificado inicialmente. Los sistemas SAP de UdeC está operando en AWS desde febrero 2021.
Álvaro Muñoz comenta sus dudas iniciales, “teníamos los típicos temores de hacer algo a la distancia, desde regiones, pero el servicio del equipo Novis me ha parecido excelente.
El proyecto se desarrolló durante la pandemia, por lo cual se realizó en forma completamente remota y aún con todo eso, ha sido una atención cercana y profesional que se agradece. Ante las diversas solicitudes de servicios o incidentes para los cuales hemos requerido la atención del equipo técnico, siempre hemos recibido respuestas efectivas dentro de los tiempos contratados”.
¿Qué recomendaciones podría hacer a otros que están evaluando proyectos similares?
“Nuestro mayor desafío resultó ser la conectividad, ahí recomendaría considerar un mayor tiempo en la fase de pruebas entre los sistemas SAP y los sistemas legados. Tuvimos que habilitar una VPN site to site, esperábamos que hubiera tomado uno o dos días, pero tomó dos semanas, por causas externas a Novis.
Eso nos obligó a comprimir el período de pruebas funcionales, pero logramos salir en productivo cumpliendo las fechas que nos habíamos fijado.
Migramos nuestra plataforma de sistemas SAP Productivos en un fin de semana y luego tuvimos algunas latencias en las comunicaciones que impactaron inicialmente en los sistemas legados. Tuvimos que hacer validaciones extras en estos sistemas, con un buen apoyo del equipo Novis, modificamos el código para optimizar la conectividad con el nuevo escenario de la nube. Resultó bien y ahora los usuarios ven el cambio imperceptible, cosa relevante en mejoramientos TI importantes como este.
El equipo de Redes tuvo un arduo trabajo, pues pasamos de un enlace MPLS directo a una conexión a través de internet”.
¿Cuál es su evaluación de los servicios de Novis operando SAP en AWS?
“Para nosotros ha sido un salto cuántico pasar de nube privada a nube pública, nos sentimos muy cómodos con la flexibilidad que tiene. Ya estamos más de dos meses en producción, con el servicio SAP AMS TI, tenemos un KAM de Novis que supervisa la calidad del servicio y el cumplimiento de los SLAs.
Por otro lado, tiene una plataforma sencilla de usar. Ya hemos pedido órdenes de transporte que tienen el beneficio de ser automáticas, no necesitan ningún ticket y en menos de 10 minutos han estado en productivo; además, el servicio es de 24×7.” concluye Alvaro Muñoz.
Víctor Madariaga Landeros, gerente de negocios Novis, agrega: “Contamos con metodologías probadas y una gran experiencia en migraciones al cloud público. Estamos conscientes de que los clientes prefieren ver y conversar presencialmente, pero nuestro modelo de servicios en forma remota es muy sólido y lo que ahorramos en desplazamientos lo ganan nuestros clientes en costos y en mejores tiempos de respuesta. Les invitamos a contactarnos y evaluar nuestros servicios”.
Para más información de los servicios Novis, le invitamos a contactarnos.
Nota de Gilda Valderrama, editora Boletín Novis.
Otras notas relacionadas:
(*) Lista de algunas empresas de la Corporación Universidad de Concepción
- Universidad de Concepción
- Lotería de Concepción
- Canal TVU
- UdeC Capacita
- Sociedad Educacional Profesional – Atenea S.A. (IPVG)
- Sociedad Educacional UdeC S.A. (CFT Lota-Arauco)
- Corporación Cultural U. de Concepción Ltda.
- Diario Concepción SA
- Empresa de Servicios Tecnológicos Ltda.
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