Servicio SAP TI optimiza toma de ramos de estudiantes
El proceso de inscripción de asignaturas es un desafío para las universidades y puede ser de gran estrés tanto para alumnos como para las áreas de servicios informáticos encargadas de que los sistemas funcionen bien. En la Universidad Católica del Maule, conocida también como UCM, están muy satisfechos al respecto, pues con el apoyo de Novis, en su reciente proceso de toma de ramos atendieron satisfactoriamente a sus alumnos, a una tasa de 1.700 cada 30 minutos, a través del portal alumnos, diseñado en SAP Fiori, el cual se integra con las soluciones SAP de esta casa de estudios.
La Universidad Católica del Maule es una de las seis universidades católicas tradicionales de Chile. Su casa central se encuentra en Talca, cuenta con ocho facultades y una dirección de formación general, distribuidos en tres campus.
La UCM implementó SAP S/4 HANA el año 2019, seleccionando a Novis como su partner, quien le brinda el servicio SAP TI, que consiste en proveer la infraestructura para las soluciones SAP en el cloud de Novis, el soporte operativo y la administración.
Testimonio del cliente
Conversamos con Moisés Ahumada, jefe aplicaciones de la UCM, responsable de la mejora continua funcional, soporte y proyectos, y Juan Manuel Espinoza, jefe de infraestructura TI en la UCM y quien supervisa la administración de las soluciones SAP, las cuales están a cargo de Novis. Ambos nos describieron cómo están enfrentando satisfactoriamente del proceso de toma de ramos:
“Contamos actualmente con más de once mil estudiantes regulares, que toman ramos la misma semana, según un calendario por facultad, lo que nos da en promedio unos 3.500 por día. Los alumnos están ansiosos, desean ser atendidos rápidamente para escoger sus ramos, profesores, calzar horarios, en fin. Cuando se abre el proceso diario a las 9:00 de la mañana tenemos un promedio de 1.700 alumnos esperando, los que estamos pudiendo atender en menos de 30 minutos.
La primera vez no resultó muy bien, no dimos abasto en el horario de punta, así que basados en los resultados de ese proceso trabajamos con Novis haciendo ajustes y potenciando la infraestructura en su nube privada (on premise). En el segundo año mejoramos bastante y este tercero logramos un proceso impecable.
Nuestra estrategia ha sido ir levantado más servidores de aplicación en los períodos de alta demanda e implementar el uso de sala de espera virtual, para ir regulando el flujo de atención, mientras vamos monitoreando con las herramientas que nos habilita Novis tanto el tiempo de respuesta para los alumnos, como el uso de los servidores,
Estamos atentos tanto en lo funcional como operacional, para que el proceso sea ordenado y nuestros estudiantes tengan una buena experiencia.
La solución implementada con SAP TI
Estar en la nube de Novis nos ha dado la flexibilidad de incrementar la cantidad de servidores solo en los momentos peak que son los períodos de matrícula y toma de ramos, pagando de acuerdo con el uso. Normalmente tenemos cinco aplication servers, y para el proceso de toma de ramos subimos a ocho. La sala virtual también tiene un costo, que no pagamos todos los meses, sino solo cuando la utilizamos.
A veces nos coincide el calendario de toma de ramos con el cierre financiero del mes, que también se realiza en SAP, de modo que además de los alumnos, tenemos que atender a los usuarios de las unidades presupuestaria y financiera.
Durante el proceso de toma de ramos habilitamos un call center con número único, para atender a los estudiantes. Otro indicador que miramos son los comentarios en redes sociales, y por eso sabemos que nuestros usuarios este año están satisfechos con los resultados del proceso. Así que tenemos la tranquilidad de haber cumplido bien nuestra misión”.
Si desea recibir más información sobre este u otro tema, por favor contáctenos.
Nota de Gilda Valderrama, editora Boletín Novis.
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