En Novis nos sumamos desde el 17 de marzo a la modalidad de teletrabajo para cuidar de nuestros equipos, clientes y comunidad. Nuestro servicio ya es en buena parte remoto, y en la mayoría de los casos 7×24, por lo tanto, contamos con la disciplina, experiencia y la plataforma tecnológica para hacerlo. Asi que la principal novedad ha sido tener solo reuniones virtuales con nuestros clientes y entre nosotros.
Lo cierto es que trabajar desde casa presenta nuevos desafíos y oportunidades, pues debemos abordar el trabajo de manera diferente. Si bien se gana cada día el tiempo que antes se usaba en transporte, para algunos crear una rutina de home office de la noche a la mañana puede resultar abrumador. Aquí encontrará una guía de consejos en la que coinciden distintos expertos:
1. Configure su espacio de trabajo y defina una rutina
Busque un lugar donde se sienta cómodo y se pueda concentrar, pues puede ser un desafío compartir espacio con el resto de la familia. Es recomendable conversar con ellos acerca de lo que necesitamos de modo que podamos estar todos más cómodos en este periodo. Si no tiene un escritorio privado, busque un rincón tranquilo en otra habitación o terraza. ¿Trabaja mejor en silencio o con música y ruido de fondo? ¿Se concentra más en la mañana o por la tarde? ¿Cuándo es más creativo? ¿Le ayuda el usar ropa de oficina para estar más animado? Tómese un tiempo para reflexionar sobre su estilo de trabajo y considérelo al planificar las actividades de su día y diseñar el entorno que le rodea, así será más productivo y se sentirá más satisfecho.
Si además de trabajar debe cuidar de otros, es importante generar bloques para ir terminando tareas de una a la vez. Es más realista designar tiempos en los que se va a desconectar del computador para atender otras cosas, porque si va a estar todo el tiempo contestando mails o atentos al WhatsApp, al final estará dispersando la energía y no se concentrará bien en nada.
Evalúe al final de la jornada qué ajustes puede hacer para estar más cómodo al siguiente día, ya que eso le permitirá ir definiendo mejor su rutina.
2. Comunicación frecuente
Somos seres sociales, cuidar la comunicación es importante. Comparta en forma periódica con su equipo y clientes los estados de avance de los temas que está viendo, sus hallazgos o incluso pida ayuda, pues mantenerse conectado es clave cuando trabajamos en forma virtual. Asegúrese de tener una foto de su cara en el perfil de las herramientas en línea que use, así le ayudará a sus compañeros, partners y clientes a comunicarse mejor con usted.
3. Optimice las reuniones en línea
La interacción cara a cara ayuda mucho a sentirse conectado. Si la conexión es inestable, use el video al menos al inicio para verse y saludarse. Luego puede compartir algún documento o presentación para revisar los temas que convoca a usted y a su equipo.
- Si es el organizador, sea atento e inclusivo En las reuniones en línea se eliminan algunas de las señales visuales en las que confiamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y puede ser más difícil para algunas personas compartir sus opiniones. El organizador de la reunión debe detenerse con frecuencia para invitar preguntas y recordar a los asistentes que también pueden usar la ventana de chat para compartir sus pensamientos. También es útil definir con anticipación los temas a tratar, el horario de inicio y término, así como quién hará la minuta.
- Si es un asistente Recuerde que el tiempo de todo es valioso, sea puntual para llegar y cumplir con los compromisos acordados. Si no puede asistir a una reunión solicite al organizador que la grabe y la revisa después.
4. Compense la charla de pasillo faltante
Muchos trabajadores remotos mencionan que lo que más extrañan de la oficina son las conversaciones casuales, que no solo los mantienen conectados, sino que a menudo son fuente de información o ideas importantes. Incluya en su rutina conectarse con sus compañeros de trabajo. Piense en los mensajes de chat como en el nuevo pasillo de la oficina. Los emojis, los GIF y stickers son una forma divertida de mantener una conversación alegre y cercana.
Apoye a sus compañeros de equipo, pues es la mejor manera de mantenerse positivo y lleno de energía. Animarse unos a otros no solo es bueno para mantener la moral, sino que también ayuda a mantener al equipo unido cuando se trabaja por separado.
5. Cuide tu bienestar físico y mental
Recuerde beber abundante agua, así como organizarse para comer en forma saludable al desayuno, almuerzo y once/comida. Sin las rutinas habituales de la jornada laboral (una caminata para almorzar, por ejemplo, o un viaje diario), desconectarse puede ser un desafío. Algunos especialistas recomiendan cambiar de tarea cada 20 minutos, también pararse y moverse un rato, al menos dos veces al día. Establezca horarios para pausas y realizar ejercicios de estiramiento o bailar. Si tiene niños, sumelos a esta actividad.
La Organización Internacional del Trabajo recomienda que las personas tengan tiempo de descanso diario suficiente para dormir y además para actividades recreativas. La Unión Europea, por su parte, ha establecido como mínimo 11 horas de descanso para sus nacionales y los estudios han demostrado que lo más beneficioso es que ese reposo sea durante la noche.
6. Cuide su horario
Finalmente, asegúrese de comenzar y finalizar cada día de trabajo aproximadamente a la hora habitual. Si bien existe una tendencia natural y admirable de comenzar más temprano o trabajar hasta más tarde porque su tiempo de viaje ahora es cero, intente cumplir con su horario de trabajo regular, para que disponga mejor de tu tiempo libre y logre una mejor calidad de vida.
Al terminar su labor, apagué el computador, o al menos cierra correos y paginas relacionadas con el trabajo.
Muévase hacia otro lugar de la casa y realice alguna actividad diferente, idealmente con otras personas, en forma presencial como cocinar, o virtual, por ejemplo una llamada de whatsapp, usando la cámara, a un familiar o amigo.
7. Use herramientas para trabajar en equipo
Nosotros en Novis estamos usando MS Teams y Zoom Sin embargo, diversos proveedores han estado entregando funcionalidad gratuita o haciendo ofertas para aportar en esta etapa. Es importante crear oportunidades para que todo el equipo se reúna virtualmente y usar aplicaciones personalizables para informar e informarse sobre todo lo que necesitan saber durante esta etapa.
Esperamos que esta recopilación sea de utilidad.
Nota de Gilda Valderrama, editora Boletín Novis.
Referencias:
Chile
México
Estados Unidos
