En muchas industrias, las empresas entregan activos en comodato a sus clientes o distribuidores —desde máquinas dispensadoras y equipos médicos, hasta refrigeradores o cabinets en puntos de venta— como parte de su estrategia comercial. Estos activos, aunque no se venden, representan una inversión significativa y son esenciales para sostener la operación y visibilidad de la marca. Sin embargo, la gestión de estos bienes suele presentar grandes desafíos, que si no se resuelven adecuadamente resultan en pérdida de equipos, procesos manuales poco confiables, falta de trazabilidad y costos ocultos que impactan directamente la rentabilidad.
¿Cuales son los desafíos para gestionar equipos en comodato?
El desafío para nuestros clientes suele ser:
- Alta rotación de locales comerciales, o cambios en los responsables.
- Falta de control del inventario de cabinets.
- Pérdida de activos por no contar con procesos digitales.
- Cambio ágil de equipos en comodato por desperfectos de los equipos.
- Contratos y aprobaciones manuales que ralentizan la operación.
La consecuencia es clara: equipos con destino desconocido, clientes desatendidos y menor rentabilidad.
La solución de Novis en SAP
En Novis desarrollamos una solución basada en SAP ERP y aplicaciones Fiori que digitaliza y centraliza todo el ciclo de vida de los equipos, por ejemplo cabinets o equipos de frío, desde su entrega en comodato hasta su retiro, mantenimiento o reposición. Y contamos con clientes satisfechos con sus resultados, como Carozzi.
Funcionalidades clave
Control centralizado de equipos
- Datos maestros de cada equipo en comodato, con número de serie, modelo y fotos.
- Inventario actualizado y trazable en SAP.
- Posible integración con módulo de activo fijo.
Georreferenciación y control en terreno
- Mapa de clientes o distribuidores, asignados a cada vendedor, con sus equipos en comodato.
- Colores según estado de visita o control.
- Checklists móviles sobre estado y uso de los equipos.
Ejemplo de interfaz con mapa de clientes:
Gestión de solicitudes
- Préstamos, retiros o cambios desde aplicaciones móviles Fiori.
- Contratos digitales con firma y flujos de aprobación en línea.
- Registro de motivos de cada movimiento.
Logística y transporte
- Integración con SAP LE-TRA para despachos y retiros.
- Guías de despacho con fotos obligatorias.
- Información completa de rutas y contactos.
Servicio técnico integrado
- Solicitudes de mantenimiento desde Fiori con imágenes.
- Registro de síntomas y observaciones técnicas.
- Avisos en SAP CS con asignación de técnicos.
Documentación y evidencia
- Contratos y fotos almacenados en DMS externo.
- Registro visual de cada control, despacho o reparación.
Reportes y notificaciones
- Alertas automáticas de liberaciones, rutas y servicios.
- Reportes consolidados y específicos por perfil de usuario.
Caso de éxito: más control, más ventas
Un cliente del rubro de alimentos, para gestión de equipos de helados implementó la solución y logró:
- Recuperar decenas de equipos perdidos.
- Tener visibilidad en tiempo real de cada cabinet.
- Ordenar procesos antes dispersos en planillas Excel.
- Mejorar la disponibilidad del producto en el punto de venta.
Lee el caso de éxito completo con Carozzi.
Beneficios para las empresas
- Reducción de pérdidas de equipos.
- Procesos más ágiles y confiables.
- Mayor trazabilidad de contratos, despachos y visitas.
- Simplificación del trabajo en terreno.
- Impulso indirecto en las ventas.
Diferenciadores de la solución Novis
- 100 % integrada a SAP, sin sistemas paralelos.
- Aplicaciones móviles simples y amigables en un smartphone.
- Gestión unificada de contratos, logística y servicio técnico.
- Escalable a distintas industrias.
Conclusión
En cualquier industria, los activos en comodato representan mucho más que equipamiento físico: son piezas estratégicas del modelo comercial. Cuando su gestión no está integrada, los costos ocultos y las pérdidas se acumulan silenciosamente.
La solución de Novis en SAP transforma esa complejidad en control: digitaliza los procesos, asegura la trazabilidad y permite tomar decisiones basadas en datos, desde el back office hasta el terreno. Ya sea que se trate de cabinets (equipos de frío), dispensadores, equipos médicos o cualquier otro activo entregado a terceros, las empresas pueden proteger su inversión, optimizar la operación y mejorar su rentabilidad con un sistema robusto, digital y probado.
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En Novis ayudamos a las empresas a modernizar la administración de sus equipos con soluciones SAP personalizadas, seguras y de rápida implementación.
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Nota de: Daniel Cintolesi, consultor SAP Novis; Luis Sasmay, Consultor SAP de Preventa Novis; Gilda Valderrama, Editora del Boletín Novis.
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