Cenabast cuenta desde 2018 con una nueva herramienta para tomar decisiones de gestión basadas en información oportuna y confiable, lo que le permite optimizar todos los procesos que aborda la institución. Novis cumplió con el proyecto de implementación de SAP Controlling en el tiempo y esfuerzo comprometido con Cenabast.
Cenabast, el comprador de fármacos e insumos médicos más grande de Chile
La Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud (Cenabast) es una institución pública descentralizada, con presupuesto propio y autofinanciada, cuya misión es contribuir al bienestar de la población, asegurando la disponibilidad de medicamentos, alimentos, insumos y equipamiento a la Red de Salud, mediante la gestión de un servicio de abastecimiento de excelencia, eficiente y de calidad, para mejorar la salud de todas las personas que habitan en Chile.
Dependiente del Ministerio de Salud, la Cenabast atiende a más de 900 clientes de la Red de Salud, compuesta a su vez por los establecimientos del Sistema Nacional de Servicios de Salud, los establecimientos municipales de salud y otros adscritos al sector público, como los hospitales de las Fuerzas Armadas o universidades. Por esto Cenabast es el mayor comprador de medicamentos, dispositivos de uso médico, insumos y alimentos de Chile.
Para cumplir con su misión, debe realizar desde la captura de demanda hasta la distribución y entrega de productos en las distintas bodegas de los establecimientos hospitalarios.
En este servicio de intermediación, consolida la demanda de los clientes con el objeto de obtener un volumen de compra que permita acceder a precios más bajos. Los clientes mandatan a la Cenabast, vía portal web o por oficio, para la compra de un producto determinado, y son ellos quienes deben efectuar directamente el pago a los proveedores.
A diferencia de otras instituciones del Estado, funciona como cualquier empresa privada que debe autofinanciarse, y sus ingresos se obtienen a través de un margen sobre los productos que licita vía mandato de los clientes. Para esto es muy importante que puedan tener una operación de excelencia, adecuados sistemas de asignación de presupuesto y sistemas de control de los procesos involucrados.
Para cumplir con su importante misión, esta institución ha estado incorporando procesos innovadores y estrategias de alto impacto en varias áreas, entre ellas: TI.
Implantación de SAP Controlling
Novis comenzó a trabajar en el año 2009 con Cenabast a través de la implementación de SAP ERP. En 2017 instaló el WMS (Warehouse Management System) que optimiza la gestión de la bodega más importante de la salud pública chilena. Actualmente, Novis está a cargo del soporte operacional de toda la plataforma SAP y fue seleccionada en 2018 para hacer la implementación del sistema SAP Controlling, cuyo objetivo es entregar la información relevante que permita facilitar decisiones de gestión, de modo de optimizar los procesos que aborda la institución, mediante el control de todos los gastos para obtener el valor agregado de cada uno de los departamentos, con los costos de los productos y procesos.
El nuevo sistema SAP Controlling se integra con los módulos de Finanzas, Gestión de Materiales, Ventas y Distribución, entre otros.
Los submódulos de Controlling implementados son:
- Contabilidad de clases de costo (CO-OM-CEL).
- Contabilidad de centros de costo (CO-OM-CCA).
- Órdenes CO (CO-OM-OPA).
- Cuenta de resultados (CO-PA)
Evaluación del proyecto
El proyecto fue desarrollado en seis meses y fue liderado en Cenabast por Angélica Santana, Jefe de Facturación. Su superior, Víctor Barberis, Jefe del Departamento de Administración y Finanzas de Cenabast, nos cuenta: “La idea del proyecto era entregar información relevante vía sistema, para facilitar las decisiones de gestión y optimizar todos los procesos que aborda la institución. Esto implicaba registrar todos los eventos de la cadena que presentan impacto en los gastos de explotación, así como también los beneficios por los servicios entregados, en particular, el margen obtenido producto de la entrega de los insumos médicos y de alimentación a toda la red pública de salud.
El cálculo de las comisiones a nuestros clientes es un factor clave porque de ello dependen los ingresos de la institución. Este porcentaje no es al azar y debe ser medido adecuadamente. El módulo de Controlling nos ha permitido determinar con exactitud lo que debemos cobrar para cada caso”.
Agrega que, “con la información que ahora se puede obtener del sistema estamos en condiciones de especificar a nuestros clientes externos los criterios para la asignación de las comisiones, así como también, a otros clientes como es el Ministerio de Hacienda, en particular, la Dirección General de Presupuestos.”
Alberto Hernández, líder del proyecto por parte de Novis, señala: “Trabajamos con una metodología basada en PMI. Al inicio se detallaron en profundidad las líneas base, en relación a tiempo, alcance y costo. Además, se establecieron reglas claras para ambas partes, generando confianza en el trabajo a realizar. Cenabast se comprometió desde el nivel más alto con el resultado y eso ayudó mucho”.
Víctor Barberis evalúa que el trabajo desarrollado por Novis “ha sido muy bueno, los consultores son de excelencia, se cumplieron todos los plazos y objetivos establecidos. SAP es nuestra base y vamos a seguir desarrollando los distintos módulos asociados, por ello esperamos mantener con Novis una relación de largo plazo”.
Proceso de modernización en beneficio país
Respecto de los próximos pasos, Víctor Barberis agrega: “Todas las mejoras a sus sistemas que está llevando a cabo Cenabast obedecen a un proceso de modernización que busca brindar cada vez mejores servicios a la comunidad hospitalaria pensando en el beneficiario final, es decir, en el paciente y a través de él a todo el país”.
Dentro de los próximos proyectos Cenabast pondrá un catálogo de productos en línea que facilitará todos los procesos de compra y distribución de fármacos de sus clientes. En una siguiente etapa está previsto implementar un sistema que pueda predecir la demanda sobre la base de modelos matemáticos y estadísticos que les permita mejorar aún más la gestión. “Estos dos cambios, que parecen chiquititos, transformarán la manera de trabajar de nuestros equipos y tendrán probablemente un gran impacto en la salud pública del país”, asegura.
En Novis queremos participar en proyectos como este, que se orientan a mejorar la calidad de vida de los habitantes de todo un país.
Para más información de nuestros servicios, invitamos a la comunidad de SAP a contactarnos.
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