En la nota AFP Habitat mejora gestión de vacaciones y permisos de sus equipos de octubre 2019, les contamos de la solución SAP® que desarrollamos para gestionar el proceso de solicitud de vacaciones, con el objetivo de mejorar los tiempos de atención del área de recursos humanos, como parte de un desafío que tiene la empresa de avanzar hacia la automatización de los procesos y la digitalización.
Claudia Durán Paz, Jefe de Compensaciones y Gestión, de AFP Habitat señaló en esa oportunidad “Ya teníamos en nuestro sistema SAP HR los contratos y sus anexos en forma digital y faltaba automatizar las solicitudes de vacaciones y otros permisos, para dejar de usar formularios en papel”. En dicha oportunidad el proyecto llevaba dos meses en fase piloto y era usado por todas las áreas que trabajaron en él, TI y en toda la zona sur. En diciembre saldría en productivo.
Este mes de abril 2020 quisimos saber cómo había respondido el sistema al ser usado por los 1.700 colaboradores de todas las áreas, en enero y febrero que es la época peak del año para solicitudes de vacaciones.
Victoria Ide Opazo, Analista SAP y Jefe de Proyectos en AFP Habitat nos cuenta “Ya han pasado cuatro meses desde que en toda la compañía comenzamos a utilizar el workflow través del Portal AFP Habitat y estamos muy satisfechos. Si bien partió siendo solo de vacaciones en el camino mutó a “Permisos en línea”, ya que no solo puede solicitar estas, sino que otros tipos de permiso tales como permiso administrativo, viernes flexible, etc. En el caso de permisos especiales, como el matrimonio o aquellos ligados a los hijos, estos deben contar con la autorización de la jefatura, pero ya no es necesario presentar certificados o documentos, pues está todo en línea”.
Nos cuenta que ya se han procesado alrededor de 2.000 solicitudes de usuarios de toda la compañía a través del nuevo sistema. “Nuestros colaboradores valoran este avance en el servicio y además en este tiempo nos hemos ahorrado papel, valija, tiempo de ingreso manual por parte del personal de remuneraciones, almacenaje físico, entre otras cosas“.
Y concluye Victoria Ide “actualmente dado que el Covid 19 nos obliga a que todos estemos conectados trabajando desde nuestros hogares, se hace más fácil solicitar distintos tipos de permisos a través del portal, y dar una tranquilidad más al usuario de que puede continuar gestionando con recursos humanos tranquilamente”
En la imagen, de izquierda a derecha, Victoria Ide Opazo, Analista de Proyectos SAP en AFP Habitat y Claudia Durán Paz, Jefe de Compensaciones y Gestión de AFP Habitat
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Nota de Gilda Valderrama, editora Boletín Novis.
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