Como recordarán en artículos anteriores hablamos sobre los pasos a seguir para la evaluación de soluciones en la nube y ahí uno de los componentes más relevantes y que ayudan a convencer a la dirección de que se haga la inversión, pues el tema del caso de negocio.
Así pues, debemos tener bien claro que debemos incluir en ese caso para poder cuantificar y hacer el cálculo de cómo podría verse nuestro escenario bajo un modelo de nube y cuáles son los verdaderos ahorros, si los verdaderos, porque hay servicios que salen más caros porque antes no se utilizaban y al momento de incorporarlos el monto puede subir y darnos una idea de que la nube es más cara y no es así.
Dado lo anterior veamos qué elementos debemos considerar:
- Costo del Software bajo suscripción o compra y su mantenimiento
- Costo de la base de datos y su mantenimiento de la base de datos
- Hardware, su mantenimiento y administración (Data center, Luz, Aire acondicionado, lugar físico, consultor técnico, etc.)
- Licencias de software para el hosting (Sistema operativo, respaldos, etc) y DRP
- Servicios de hosting (Hospedaje, almacenamiento, respaldos).
- Monitoreo y gestión de alertas, SLA Niveles de Servicio
- Implementación
- Administrador de la aplicación funcional y escalación para resolución de problemas
- Capacitación del personal de sistemas
- Soporte (atención a problemas e incidentes) y/o Mesa de Ayuda
Entrando en el detalle de cada uno, es necesario que cada uno sea considerado del lado correcto, ya que lo que ocurrirá es una comparación de un escenario On premise vs On Cloud, y a cada uno de ellos debemos incluir los costos correctos.
Software
Aquí debemos calcular los costos del software en un escenario de 3 a 5 años donde calculemos el costo de comprarlo y el mantenimiento anual por el periodo, para comprarlo contra la suscripción anual por el periodo. Importante denotar que en la suscripción siempre existirá una barrera muy baja de salida para cambiarse de aplicación.
Actualmente vemos en este rubro un concepto que es el de BYOL (Bring Your Own Licence) el cual debemos tomar en cuenta en los casos donde la empresa ya compró licenciamiento y solo tiene que pagar mantenimiento de forma anualizada.
Base de datos
Muy similar es el caso de base de datos donde hay un costo de compra y un costo de mantenimiento anual que se debe comparar contra un costo incluido en la suscripción de software ya que la base de datos normalmente está incluida en dicho concepto. Es relevante comentar que en la base de datos también existe el tema de BYOL.
(Hardware, Licencias y DRP) vs. Hosting
En este caso hay que dividirlo en on premise donde se compra el equipo que se devenga por 3 años normalmente, hay un monto de mantenimiento anual a dicho equipo, los costos de tenerlo como son el lugar físico del data center con los servicios mínimos necesarios como el aire acondicionado, las propia instalación del data center, el gasto de luz y una persona que se responsabilice por su buen funcionamiento con los conocimientos técnicos necesarios.
Así mismo se requiere de comprar ciertas licencias como el sistema operativo (hay opción de suscripción), el software de respaldos y de almacenamiento, y por otro lado e DRP (Disaster Recovery Plan) que básicamente será tener estructurado un plan de que pasará ante un desastre y tener forma de operar de forma continua y con una pausa lo más pequeña posible, y ahí hay un costo implícito dependiendo de qué tan cubiertos querremos estar ante algún desastre.
Los rubros anteriores se deben comparar contra el costo de un servicio de Hosting que incluye todo en un solo concepto dándote el hardware, cualquier licencia adicional para su operación, la ejecución de respaldos, el mantenimiento de los equipos y las licencias, el data center y gente capacitada para su mantenimiento y diferentes niveles de DRP. Aquí asegurémonos que conocemos el detalle de los servicios y que analizamos los SLA en profundidad porque puede haber cosas no incluidas que por dar un mejor precio no fueron consideradas.
También en estos servicios de hosting debemos conocer la forma en que se gestiona, y nos referimos a el proceso de monitoreo proactivo que nos permita anticiparnos a los problemas y resolver las incidencias de forma permanente, lo cual debe estar incluido en el detalle de los niveles de servicio a entregar.
Es importante clarificar que varios servicios de suscripción incluyen algunos o todos los servicios de hosting que hemos mencionado, el gran tema es estar seguro de que conocemos el detalle de lo que incluye y que es claro para nosotros.
En este rubro de hardware hay que tomar en consideración dos escenarios que pueden hacer girar drásticamente la decisión por sus implicaciones de costo, y estas son:
- Poder pagar la infraestructura que necesito por el tiempo necesario. Empiezo con una cantidad de hardware pequeña y voy creciendo conforme las exigencias del negocio. En On premise tendremos que comprar hardware por 3 años y al inicio no utilizas todo.
- Casos de uso temporal. Donde por tiempo limitado quizá requiero un ambiente de capacitación, una prueba de concepto, ambiente sandbox igual a productivo, en todos los casos las inversiones son grandes, por lo que irse por la nube resultaría mas atractivo.
Implementación
Ya sea en la nube o bajo un escenario On premise los costos de implementación deben analizarse, en algunas ocasiones sucede que bajo ciertas metodologías el esfuerzo en la implementación de Cloud es más pequeño y por ende menos costoso, solo hay que asegurarse de que algunas tareas no se hayan traspasado al cliente, o al menos tenerlo claro porque tiene implicación de costo. En el caso de On premise debemos clarificar el scope y el tiempo, aquí debemos hacer mucho hincapié en determinar el tiempo que va a requerir del cliente y de que recursos para que sean parte integral de la medición de inversión.
Capacitación
Este elemento en muchas ocasiones pasa desapercibido, pero es de gran valía porque tenemos que hacernos cargo de asegurar que tenemos los elementos de capacitación para nuestra gente o que el externo que contratemos tenga las certificaciones necesarias. Esto no debe ser solo al inicio del proyecto, sino que a lo largo del caso de negocio osea 3 o 5 años existan los cursos y sobre todo que el costo está incluido en el análisis.
Administrador Funcional
Siempre será importante tener garantizado el que exista una persona ya sea interna o externa para los temas funcionales y la idea es que podamos cuantificar ese costo y que exista un proceso de escalación para el caso de que nuestro recurso no pueda resolverlo poder ir con otros expertos con mayores experiencias y así resolver los temas que se lleguen a tener.
Soporte y Mesa de Ayuda
Como toda aplicación en el transcurso del tiempo requiere que nos den soporte técnico y este quizá sea entregado a través de una mesa de ayuda que en ocasiones pueda ser interna o manejar en outsourcing con alguna empresa especializada. El tema importante es que tengamos bien medido el costo de ello, porque hay diferentes esquemas de mantenimiento que no lo traen o no cubren todos los servicios requeridos.
Finalmente, la conclusión y recomendación es que se armen los cuadros comparativos con todos los elementos y así poder una comparación justa. En muchas ocasiones el socio tecnológico que seleccionaremos para que nos acompañe en este camino hacia la nube podrá ayudarnos a crear mejor y más detallada información para hacer este análisis con datos más claros y detallados.
Un ejemplo de ello es el caso de Novis que con más de 15 años en el mercado ha podido ayudar en este camino a la nube a más de 100 empresas en Latinoamérica, apoyándolo con asesoría directa.
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