Un aumento significativo en la demanda hizo que esta agencia naviera asumiera junto con Novis el desafío de integrar sus sistemas de facturación, mejorando con ello la calidad de atención y la eficiencia administrativa.
Ian Taylor & Company es una importante agencia naviera, perteneciente al holding chileno Empresas Taylor, que tiene presencia en Chile, Perú y Ecuador y que se especializa en brindar servicios a grandes clientes, entre ellos Maersk Line, una de las principales navieras del mundo.
La empresa cuenta con un sistema legacy, en web, denominado POET (Plataforma Operacional de Empresas Taylor), para realizar la liquidación de servicios con la cual se factura a sus clientes. En este sistema se registraban los datos del mismo y el detalle de los servicios a pagar, se emitía un comprobante de pago y se informaba vía e-mail a contabilidad para la emisión de la factura, documento que el cliente debía pasar a recoger al día siguiente. Ello ocurría porque se debía digitar nuevamente la información en SAP para que emitiera la factura, con la carga administrativa, lentitud y margen de error que la doble digitación podía significar.
Sin embargo, un aumento en las ventas a casi el doble obligó a Ian Taylor & Company a cuestionarse la eficiencia del modo en cómo se estaban haciendo las cosas. En este punto y con el apoyo de Novis se decidió llevar adelante un proceso de automatización e integración de ambos sistemas, con tres objetivos claros: mejorar la atención al cliente para que no tuviera que volver a recoger su factura, evitar la doble digitación de la información y hacer frente al aumento significativo de la demanda con el mismo personal.
La solución de Novis consistió en mantener como front office a POET, haciendo que trabajara en línea con SAP, mediante la utilización de web services, con el objetivo de obtener en forma inmediata la factura electrónica. El sistema POET invoca un servicio web de SAP que genera automáticamente el pedido de venta, la factura, la foliación y generación del DTE, entregando como respuesta la URL, donde se encuentra el documento electrónico. El resultado es un proceso, que para el cliente duraba más de un día, hoy toma apenas unos minutos y puede llevarse inmediatamente su factura consigo.
Gracias al apoyo de Novis, Ian Taylor & Company cuenta con las condiciones para hacer frente a un aumento de su demanda sin tener que ampliar su planta administrativa e incurrir en nuevos e importantes gastos.
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