Los sistemas SAP ERP son sistemas complejos, proclives a la redundancia, obsolescencia y entropía. Los sistemas con cierta antigüedad presentan problemas comunes: bases de datos de gran tamaño, funcionalidad obsoleta, código de mala calidad, etc. Todos ellos empeoran debido, en gran medida, a la falta de soluciones capaces de realizar diagnósticos objetivos y precisos sobre el sistema.
No deja de resultar paradójico que, en la situación actual, con la gran mayoría de clientes SAP planificando o analizando su futura transición a S/4HANA —un entorno de un nivel tecnológico muy superior— se esté obviando el tratamiento de estos problemas, los cuales, de no erradicarse o mitigarse acabarán formando parte del nuevo sistema.
Algunos, aunque se aliviarán en parte con la mejora tecnológica de la nueva plataforma, seguirán siendo escollos del pasado que se van a migrar —consumiendo tiempo y esfuerzo en el proyecto de conversión— y que habrá que gestionar desde el minuto uno de funcionamiento del nuevo sistema. Nuestro planteamiento ante esta situación es acometer determinadas iniciativas que eliminen o minimicen el efecto de estos problemas. En general, estas se agrupan bajo la etiqueta de simplificación ya que, en gran parte de ellas, la solución consistirá en escindir lo necesario de lo contingente, siendo lo necesario todo aquello a lo que no se puede renunciar para poder operar en el nuevo sistema y lo contingente el resto. Se pueden establecer distintos dominios en los que actuar: el dominio de los datos, el de la funcionalidad, el del código o el de la infraestructura entre otros. En este artículo se describirá el planteamiento para los datos y más adelante se definirán los enfoques para el resto de los dominios.
El problema principal de los datos en los clientes SAP es el crecimiento de su volumen, el cual viene derivado de la falta de implantación de un correcto ciclo de vida del dato. Los datos se crean, se actualizan, se mantienen, pero una vez que cumplen su misión, no desaparecen del sistema, permanecen en él ocupando espacio y ralentizando los accesos sin ninguna contraprestación. La solución de SAP para esta situación es SAP Archiving, que permite extraer la información menos relevante —contingente— de la base de datos y almacenarla en un repositorio secundario. SAP Archiving es una buena solución, pero el problema es que no se suele procedimentar con la explotación de los sistemas, y cuando se llega a la conclusión de que es necesario archivar, normalmente ya es demasiado tarde: la base de datos ya presenta problemas derivados del exceso de volumen y la envergadura de un proyecto de archivado, en esta situación, suele ser difícil de justificar.
Es, sin embargo, ahora cuando es mejor afrontar este tipo de proyectos: a un mayor volumen de datos una mayor necesidad de espacio en la futura base de datos, y un mayor esfuerzo en el proyecto de conversión, ya sea de upgrade/migración (a Suite on HANA) o de conversión (a S/4HANA). Una vez determinada la necesidad y la idoneidad del momento, el problema de la complejidad persiste. Nuestro planteamiento en estos casos se basa siempre en los mismos principios: analizar el sistema con las mejores soluciones y, sobre la base de un diagnóstico objetivo y preciso, plantear las intervenciones necesarias. Para el análisis de los datos de un sistema SAP ERP en cualquier versión, recomendamos utilizar una combinación de herramientas que darán información exacta de los datos, de su volumen y, más importante aún, de su estructura y organización. Por otro lado, las mismas herramientas de SAP pueden complementar este análisis con información de la complejidad de los distintos objetos y volúmenes asociados.
Una vez obtenidos los resultados de las extracciones, estas se analizan y se confecciona un Reporte de Situación con conclusiones y alternativas de actuación. Este proceso se hace en colaboración con el equipo del cliente, quien, gracias a la visión única y exclusiva proporcionada por el análisis realizado, será capaz de tomar decisiones sobre una base científica y objetiva.
Este servicio de Investigación, Diagnóstico y Recomendaciones (IDR) de Novis es realizado en corto tiempo, gracias al uso de sofisticadas herramientas, las cuales forman parte de este. Se puede incluir no solo el análisis de los datos, sino que también:
- Depuración de datos maestros, de clientes y proveedores, para su posterior conversión a Business Partners.
- Infraestructura: dimensionamiento, diseño, y alternativas tecnológicas.
- Interfaces: levantamiento y análisis de impacto.
- Custom Code: levantamiento, análisis de impacto, remediación y testing.
- Licenciamiento SAP.
- Otros
En próximos artículos cubriremos mayores detalles acerca de estos otros puntos.
Para quienes estén interesados en este servicio, ofrecemos evaluar en conjunto los aspectos que son más relevantes para su caso particular, de modo de apreciar los beneficios de ejecutar con anticipación los proyectos de preparación para la inevitable conversión a S/4HANA.
Para más información de nuestros servicios, invitamos a la comunidad de SAP a contactarnos.
Feedback/discusión con el autor: Guillermo Vera Partner, de Novis España.
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